Coffre-fort Numérique : Guide, Sélection et Comparatif

Le coffre-fort numérique, au cœur de l’actualité aujourd’hui est un espace numérique qui permet de conserver des documents confidentiels ou fichiers personnels de façon durable et sécurisée. Il concerne majoritairement des entreprises, mais avec la digitalisation de ces dernières années, il est disponible de plus en plus chez les particuliers, notamment avec des solutions d’application de coffre-fort telle que Digiposte, proposé par le groupe La Poste. Celui-ci permet un accès à vos informations directement depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone.

Coffre-fort numérique : Comment fonctionne-t-il ?

Le coffre-fort numérique est un service payant de quelques euros seulement, parfois gratuit mais avec une limite de stockage, proposé par des prestataires tels que des banques, des assurances ou même des entreprises spécialisées.<\p> Ce système n’est pas à confondre avec un système de stockage tel que des clés USB, des disques durs ou des Ledger, car il s’agit ici d’un stockage non physique et sécurisé accessible à distance.

Aussi, il faut noter que les coffres-forts numériques sont conformes à certaines normes dont la norme AFNOR NF Z 42-020 qui est à vérifier systématiquement avant de se procurer un coffre. Celle-ci garantit les conditions sécurisées d’archivage, de consultation ou de suppression des fichiers électroniques.

 

Coffre-fort numérique : Contre le risque du piratage informatique ?

La sécurité de vos documents confidentiels dépend du coffre-fort numérique et de la manière dont vous choisissez de les stocker et de les partager. Il faudra donc s’équiper d’outils et de fonctionnalités appropriés pour assurer la sécurité de vos données. En effet, il existe aujourd’hui divers services de partage tels que Google Drive, Dropbox ou parfois la solution de s’envoyer à soi-même des données personnelles par emails. Mais ces derniers sont-ils efficaces lorsque nous avons des documents sensibles et strictement confidentiels, tels que des contrats avec des tiers, des documents de ressources humaines, des informations financières et stratégiques internes ou de la propriété intellectuelle comme la possession d’un ou plusieurs brevets ?

Malgré qu’Internet a révolutionné le monde et a rendu la communication simple et efficace entre les différentes personnes, il a également entraîné des menaces pour la cybersécurité des entreprises et le contrôle des documents. Une négligence d’un employé en égarant un document sensible ou un piratage de l’ordinateur peut vite être arrivée et cela entraînerait un danger immédiat pour l’entreprise.
Des grosses compagnies bien connues telles que Yahoo, EBay ou Target ont déjà fait face à des problèmes de sécurité et qui ont mis en danger des noms de clients, des mots de passe et toute sorte de données personnelles des utilisateurs.
De plus, lorsqu’une entreprise envisage une fusion ou une acquisition, de telles infractions peuvent impacter directement le prix de vente de l’entreprise, jusqu’à même dans certains cas, annuler le deal.
Le partage de documents et donc une priorité pour les entreprises et il faudra songer rapidement à une solution efficace et durable dans le temps.

 

Et si l’on ne veut pas s’abonner chez un prestataire?

Bien que le coffre-fort numérique se soit démocratisé depuis quelques années, il est tout à fait possible que vous ne souhaitiez pas souscrire à un abonnement chez un prestataire et ouvrir un compte chez celui-ci.
Quelles seraient alors les alternatives pour enregistrer ses documents de façon sécurisée ?
Plusieurs solutions sont disponibles pour sauvegarder vos données numériques, tout en ayant l’avantage d’être très peu encombrant et facile à transporter. Vous pouvez, par exemple, vous procurer d’un disque dur externe ou d’une clé USB. Pour sécuriser et garantir la protection des fichiers importants et sensibles, il est tout à fait possible de créer des dossiers à l’intérieur de ces supports et d’y attribuer un mot de passe. Ainsi, il n’y aurait aucune crainte sur le fait qu’une autre personne utiliserait votre matériel car ces données seront absolument inaccessibles sans la saisie du mot de passe.

 

Le disque dur externe, SSD ou clé USB – Lequel choisir ?

Il existe aujourd’hui deux types de disques durs externes : le disque dur externe classique et le SSD.
Le disque dur externe est la version originale d’un support externe transportable. Il pèse autour des 200 grammes et la capacité de stockage est entre 500 Go et 8 To.
Le SSD (Solid State Disk) est un autre type de disque dur externe basée sur une technologie différente. Comparé au disque dur externe classique, le SSD peut être jusqu’à 25 fois plus rapide, plus compact, plus léger et plus résistant aux chocs. Certains modèles ont même la capacité d’être étanche et sont certifiés avec l’indice de protection IP65 ou plus.

Le seul inconvénient est que le SSD a une capacité de stockage plus faible que le disque dur externe classique.

Les clés USB  sont beaucoup plus petites que les disques durs externes. La capacité de stockage n’est pas aussi importante, mais elle a l’avantage d’être résistante aux chocs, il est donc possible de pouvoir l’accrocher à votre trousseau de clés par exemple.

Veuillez trouver ci-dessous un tableau récapitulatif pour vous aider à faire votre choix entre ces trois appareils :

	SSD Externe	Disque Dur Externe	Clé USB
Stockage de fichiers volumineux?	Oui	Oui	Non
Transfert rapide de données?	Oui	Non	Non
Appareil silencieux?	Oui	Non	Oui
Résistant aux chocs?	Oui	Non	Oui

 

Coffre-fort numérique : Quels documents y mettre et quel est le délai de conservation ?

Les documents que vous choisissez de numériser dans le coffre-fort peuvent être divers et variés. Cependant, nous avons fait une petite liste des papiers non exhaustive avec le délai de conservation idéal. Pour plus de détails, vous pouvez consulter vos droits sur le site du service public.